¿Qué es la Gestión Documental Digital?

 

Es un medio para administrar todo el flujo de documentos de una organización, de forma que podemos archivar, compartir, distribuir y gestionar la documentación en formato digital.

El objetivo fundamental es replicar digitalmente los procesos de negocio de una empresa para incrementar su competitividad eliminando los problemas operativos y los costes asociados al manejo de papel. 

 

¿Qué podemos hacer? 

• Archivar e Indexar todo tipo de documentación (pdf, tiff, email, word, ppt, video, audio, autocads,... )
• Búsquedas en segundos - Disponibilidad del conocimiento en tiempo real con acceso local o vía Web
• Gestionar procesos de negocio mediante workflow digital
• Controlar mediante perfiles de usuario el acceso/modificación de la documentación

Beneficios 
 
Eficiencia operativa:

• Información en Tiempo Real a Clientes Internos/Externos: Los empleados acceden al material en segundos, desde cualquier lugar, sea cual sea el formato
• Gestión electrónica de procesos: Automatización de Workflows mediante sellos y listas de trabajo por usuario
• Integración con otras aplicaciones como SAP, ERPs, aplicaciones a medida,...

Ahorro de costes:

• Tiempo del empleado en búsquedas, archivo, impresión, ... (hasta el 40% de su tiempo)
• Eliminación de los envíos y transportes postales de documentación
• Se evitan las impresiones innecesarias
• Ahorro del espacio físico dedicado a archivar papel

Seguridad y legalidad:

• Acceso y manipulación por perfiles de usuario
• Cumplimiento de legislación LOPD, Certificaciones ISO, … 
• Eliminación de perdidas de documentación – Disponibilidad para procesos judiciales, reclamaciones de clientes, recursos humanos, …

Estrategia de Recuperación por Desastres:

• Copias automáticas que blindan nuestra actividad frente a incendio, inundación, sabotajes internos, ...
• Protección de documentación crítica en papel, custodia en espacios de alta seguridad (escrituras, contratos …)